Digitale Mitgliedsverwaltung im Cannabis Social Club: von der Aufnahme bis zur Ausgabe

Die Mitgliederverwaltung ist das operative Rückgrat jedes Cannabis Social Clubs. Von der ersten Aufnahme bis zur täglichen Ausgabe am Dispensarium — jeder Schritt muss dokumentiert, nachvollziehbar und CanG-konform sein. Dieser Artikel erklärt, wie ein digitales System den gesamten Prozess abdeckt.

Phase 1: Mitgliederaufnahme

Aufnahmeantrag und Datenerfassung

Der neue Kandidat füllt seinen Aufnahmeantrag aus — digital oder auf Papier. Im System werden erfasst: vollständiger Name, Geburtsdatum (Altersverifikation), aktuelle Hauptwohnsitzadresse in Deutschland (CanG-Pflicht), Kontaktdaten und ein optionales Foto. Das Aufnahmedatum wird automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt — dieser Wert ist die Grundlage für die Berechnung der Wartezeit.

Altersverifikation

Das System prüft automatisch, ob das Geburtsdatum ein Mindestalter von 18 Jahren ergibt. Wenn nicht, wird eine Warnung angezeigt. Die Kopie des Ausweisdokuments wird im Profil hinterlegt (Pflicht nach CanG).

Mitgliedsvertrag digital unterschreiben

Der Mitgliedsvertrag wird automatisch mit den Vereins- und Mitgliedsdaten befüllt. Das neue Mitglied unterschreibt direkt auf dem Tablet. Vertrag, Unterschrift und Datenschutzerklärung werden im Profil archiviert.

QR-Mitgliedsausweis generieren

Nach der Aufnahme generiert das System automatisch den digitalen Mitgliedsausweis mit einzigartigem QR-Code. Der Link wird dem Mitglied per E-Mail zugesendet. Ab diesem Moment beginnt die Wartezeit zu laufen — der Ausweis ist vorhanden, aber am Dispensarium gesperrt.

Phase 2: Wartezeit (1 Monat)

Während der Wartezeit erscheint das Mitglied im System mit dem Status „Wartezeit aktiv". Das Dashboard zeigt dem Mitarbeiter: „Berechtigt ab 15.05.2025 (noch 18 Tage)". Ein Versuch, diesem Mitglied am Dispensarium Cannabis auszuhändigen, führt zu einer Warnung oder einem Stopp — je nach Konfiguration des Vereins.

Phase 3: Aktive Mitgliedschaft — Abläufe am Dispensarium

Nach Ablauf der Wartezeit ist das Mitglied vollständig berechtigt. Der tägliche Ablauf am Dispensarium:

1. Mitglied zeigt QR-Code auf dem Smartphone
2. Mitarbeiter scannt QR — System lädt Profil in Sekunden
3. Sichtbar: Name, Bild, Status, Monatskontingent, verfügbare Restmenge
4. Mitarbeiter wählt Produkt und trägt Gewicht ein
5. System prüft: 7g-Tageslimit und 25g-Monatslimit
6. Bei Compliance — Transaktion abschließen
7. Mengen werden automatisch kumuliert und protokolliert

DSGVO-konforme Datenhaltung durch das gesamte System

Jeder Schritt ist mit Rollenberechtigung gesichert: nur Admins sehen alle Daten, Mitarbeiter sehen nur was sie für ihre Aufgabe brauchen. Alle Daten sind verschlüsselt. Auf Anfrage eines Mitglieds sind alle personenbezogenen Daten in Sekunden exportierbar — oder löschbar, wenn das Mitglied austritt und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.