La Ley Orgánica 1/2002 de Asociaciones obliga a todas las asociaciones españolas a llevar un libro de registro de socios actualizado. Para las asociaciones de cannabis, es la primera documentación que piden los inspectores.
Base legal: ¿por qué es obligatorio?
El artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002 establece esta obligación. El RGPD y la LOPDGDD obligan además a gestionar estos datos con medidas de seguridad apropiadas.
Datos obligatorios en el libro de registro
- Nombre y apellidos completos
- DNI, NIE o pasaporte (verificado)
- Fecha de nacimiento (para verificar mayoría de edad)
- Domicilio
- Fecha de alta
- Número de socio único
- Estado: activo, suspendido, baja temporal, baja definitiva
- Fecha de baja y motivo (si aplica)
⚠️ La verificación del DNI es crítica
No basta con que el socio escriba su DNI. Debes verificar que el documento es auténtico y que la persona es mayor de edad.
Plazos de conservación
- Socios activos: Mientras dure la relación asociativa.
- Socios dados de baja: Mínimo 3 años (recomendable 5).
- Contratos de adhesión: Mínimo 3 años.
Cómo digitalizar el libro de registro
- Elige un software con requisitos legales de integridad y seguridad.
- Introduce los datos de todos los socios verificando cada DNI.
- Obtén el consentimiento RGPD de todos los socios.
- Establece copia de seguridad automática diaria.
La digitalización es la opción recomendada
Un libro digital registra automáticamente quién hizo cada cambio, es más difícil de manipular y permite presentar documentación instantáneamente en una inspección.
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